Önéletrajz és motivációs levél készítés

 Önéletrajz készítés

Professional resume - high contrastA célirányos önéletrajz jelenti a belépőt egy állásinterjúra. Hiába felelnél meg a megadott pozícióra, ha ezt az elküldött jelentkezésben nem tudod visszaadni, akkor el se jutsz odáig, hogy a HR-esek érdemesnek tartsanak behívni egy személyes interjúra.

Éppen ezért a jól megírt önéletrajz, mint a SMART CV, az abszolút szükséges, de még nem elégséges feltétele a kiválasztott munkahely megszerzésének. Az elégséges feltétel a jelölt céljainak, képességeinek őszinte tudatosításával és az interjúra való profi felkészülésben realizálódik.

Az önéletrajz mintánk az Europass CV eredmény-centrikusan bővített formulája. Egyrészt könnyebbséget ad a munkavállalóknak is, hiszen nem Excel, hanem Word formátumban kell kidolgozni, ezért a formázás is sokkal könnyebb.

Másrészt, az eddig megszokott sablon szöveget felváltja a konkrét, számszerűsített eredményeket összefoglaló CV.

Tapasztalatunk az, hogy a megbízók azokat a jelentkezőket választják ki, akik nagyon tudatosan pályáznak és valamivel kitűnnek a többi pályázó közül, legyen szó bármelyik iparágról.

Önéletrajz formátumunk a jelölt eddigi karrierjének pontosan meghatározott eredményeire és a pályázó valós képességeire fókuszál, amelyek elengedhetetlenek egy adott pozíció elnyeréséhez.

Tehát a sikeresebb pályázás, a jelöltek és a munkaadók idejének hatékonyabb felhasználása érdekében a Smart Staff javaslata a saját CV mintája, az úgynevezett SMART CV. Célunk ezzel az, hogy a munkáltatók könnyebben meg tudják szűrni az elvárásaiknak leginkább megfelelő alkalmazottat. Tapasztalatunk szerint a munkáltatók elsősorban a jelöltek korábbi munkaadóik számára nyújtott konkrét eredményeire és az eredmények elérése közben megszerzett készségeire kíváncsiak, valamint arra a konkrét tudásra, amit a jelentkező korábbi munkahelyein elsajátított.

A munkaadókat nem a munkahelyek egyszerű és általános feladatokkal megtűzdelt felsorolása érdekli, mint ahogyan azt a jelöltek többsége teszi. Szerintünk a nagy munkatapasztalattal jelentkezőknek nem is kell felsorolniuk az összes korábbi munkahelyüket, csupán azokat, amik a megpályázott pozícióhoz elengedhetetlenek, ezért a SMART önéletrajz munkaadók általi áttekintése más CV-khez képest lényegesen leegyszerűsödik.

Nagyon fontosnak tartjuk a USP (Unique Selling Point) belefoglalását a CV-be, ami arra a kérdésre ad választ, hogy a pályázó milyen konkrét képességeket tud munkaadójának nyújtani.

Például X éves tapasztalat egy adott iparágban Y eredménnyel, speciális ismeretek, képességek meghatározása. Azt javasoljuk, hogy a jelöltek számszerűsítve fejtsék ki egyedi erősségeiket:

  • példa I. 5 éves könyvelői tapasztalat, 5 év igazgatói tapasztalat tőzsdei cégnél, felsőfokú francia nyelvtudás
  • példa II. MBA végzettség, 2 éves sales igazgatói tapasztalat 20%-os éves bevétel növekedéssel
  • példa III. Marketing diploma az Oxfordon, 2 éves direkt marketinges tapasztalat digitális ügynökségnél, 15%-os márkaismertség növelés 1 év alatt

Ugyanolyan fontosak továbbá a referenciák, sokan ezeket egyszerűen kihagyják az önéletrajzból, pedig a leendő munkáltatónak az is fontos szempont, hogy az adott jelentkező korábbi munkahelyén milyen feladatokat oldott meg sikeresen és a feladatok megoldása közben milyen benyomást keltett korábbi munkaadóiban. Persze elképzelhető, hogy valaki nem tud előző munkahelyeiről referenciát szolgáltatni személyes okok miatt, akkor el kell gondolkodnia azon, hogy melyik korábbi ügyfelével épített ki olyan kapcsolatot, aki referenciát adhatna a jelentkezőnek

Amit érdemes tudni az önéletrajzokról:

1.Típusát tekintve kétfélét különböztetnek meg szakmai berkekben

  • kronologikus
  • funkcionális

Ezen belül lehet variálni, hogy amerikai stílusú – blokkosított – önéletrajzzal pályázik, vagy a részletesebb, hagyományosabb mintát követi. Érdemes mindig a cég profiljához illőt írni.

Egy kis cég valószínűleg még a hagyományos, „hosszabb lére” engedett CV-hez van szokva, a nagy, multinacionális cégek azonban időhiányban a lényegre törő, csak a legrelevánsabb információkat tartalmazó pályaképeket nézik át. Természetesen ez nem szabály, hasznos tanács azonban, hogy az arany középutat válaszd: ne legyél túl szűkszavú, de 2-3 oldalon keresztül is csak akkor részletezd tapasztalataidat, ha azokból sok van és mindegyik jelentős értékkel rendelkezik a megpályázott állás szempontjából.

Az Európai Unióba való belépéssel egyre több helyen látják szívesen a Europass önéletrajzokat. Egységesített formája miatt nemcsak itthon, de külföldön is pályázhat vele, ugyanakkor minden releváns információra kitér, ami a munkavállalás szempontjából fontos lehet.

A funkcionális önéletrajzokat sok helyen kétkedve nézik, ezért mi nem javasoljuk. Ami ennek fő előnye, az egyben a hátránya is: a hangsúly nem a kronológián van, ezért a hosszabb munkakihagyásokkal rendelkezők szeretik inkább a képességeiket előtérbe helyezni a folyamatossággal szemben, a gyakorlott személyzetis szemnek ez azonban egyből feltűnik és valószínűleg – ha eljut interjúig – az első kérdések között lesz, hogy mi történt a nem feltüntetett időkben. Éppen ezért csak akkor ajánlott, ha a kihagyott időszak jól indokolható és nem kelti a megbízhatatlanság látszatát.

2. Forma

Az áttekinthetőség, a strukturáltság és pontosság a legfontosabb szabályok, melyeket érdemes betartani. Fontos, hogy miután megírtad, nézesd meg külső szemmel. Eléggé átlátható? Egyből szembeötlenek a fontosabb dolgok? Ha a válasz igen, akkor nagy eséllyel a cégvezető vagy személyzetis is ugyanezt fogja gondolni, ráadásul egyből szembeötlik milyen pozícióra jelentkeztél és melyek az erősségeid.

Betűtípusban a Times New Roman, Arial a legelfogadottabbak. Ezek a betűtípusok alapbeállításban is telepítve vannak a számítógépekre. A 12 pontos betűméret a legjobban olvasható, de még nem zavaróan nagy, a másfeles, kettes sorköz pedig kellőképpen szellőssé teszi az írást. Kiemelésként a Félkövér illetve Dőlt beállításokat variálva kellőképpen lehet hangsúlyozni a fontosabb részeket anélkül, hogy a túldíszítettségben elveszne a tartalom.

3. Tartalom

Bár elsőre nevetségesnek tűnhet ez a pont, hisz egyértelmű, hogy olyan dolgokat kell írni, amelyek nagyon fontosak és relevánsak, de nem kell mindent a CV-be belefoglalni. Itt vannak azok az apró tippek és trükkök, amiket megfogadva sikeresen pályázhatsz álmaid munkahelyére.

Személyes adatok: születési dátum, lakcím, elérhetőségek, családi állapotot kell itt feltüntetni. A Europass CV-minta kéri az állampolgárságot és a nemet is, ezek azonban csak külföldi jelentkezésnél fontosak, ahol nem egyértelmű a név alapján a nem, vagy az ország alapján az állampolgárság.

Végzettség/Szakmai tapasztalat

Megoszlik a vélemény arról, hogy a végzettséggel vagy szakmai tapasztalattal kell-e kezdeni. Frissen végzetteknek mindenképpen előnyösebb, ha tanulmányaikat sorolják fel először, illetve azon kurzusokat és képzéseket, melyeken részt vettek és csak ezután térnek ki korábbi munkavállalásaikra. Azoknak azonban, akik több éves munkatapasztalattal rendelkeznek, és a megpályázott pozíció szempontjából is relevánsabb, a szakmai tapasztalatukat érdemes kiemelni.

A kronologikus önéletrajz esetében a legutolsó munkahely feltüntetésével szokták kezdeni, ahol nemcsak a betöltött pozíciót és feladataidat, de a céget is ismertetheted. Sok munkahely esetében nem szükséges mindet felsorolni, a legutolsó 5 elegendő, illetve esetleges kezdeti gyakori munkahelyváltásaidat is feltüntetheted külön, mint kezdeti munkatapasztalatokat.

A funkcionális önéletrajz esetében a képességeket hangsúlyozd ki és csak a mellett kerül feltüntetésre a cég, melynél ezeket a képességeket megszerezted. Ezt a fajta önéletrajzot azonban a Smart Staff tanácsadói nem javasolják, pontosan azokért a hátrányokért, amelyeket fentebb felsoroltunk.

Ha nem akarunk kínos kérdések kereszttüzébe kerülni, akkor válasszuk inkább a kronologikus felsorolást. Valószínűleg itt is rá fognak majd kérdezni, hogy miért voltak bizonyos kihagyásaink, vagy miért váltogattuk gyakran a munkahelyünket, de amint már mondtuk, mi az őszinteséget javasoljuk.

Nyelvek

A nyelvtudás ma semmiképpen sem elhanyagolható adat, kitérve arra, hogy mely nyelveket milyen szinten (írásban és beszédben) mennyire ismered. A Europass CV-minta erre külön értékelő táblázatot biztosít, így elkerülendő, hogy az általunk felsőfokúra értékelt szintről kiderüljön, hogy csak a középfoknak felel meg a valóságban.

Egyéb

Néhol külön egységként kezelik a számítógép felhasználási ismereteket, jogosítványt és egyéb képzettségeket, máshol azonban egy kategórián belül is fel lehet sorolni. Ez is helyzetfüggő: amennyiben tudásod érdemes a külön kiemelésre, úgy ne habozz, de ha mindenhova csak egy sort tudnál írni, érdemesebb egybe összefoglalni.

Hobbi

Ezt sokan kihagyják az önéletrajzból, pedig nem elhanyagolandó. Az információhalmazból, melyet előzőleg felsoroltál, ez emel ki mint magánszemélyt. Ugyanakkor az emberek hajlanak arra, hogy a hozzájuk hasonlókat részesítsék előnyben, tehát ha úgy adódik, hogy ugyanazzal töltöd a szabadidődet, mint a felsővezető, aki olvassa a jelentkezést, sokkal szimpatikusabbá válsz számára.

A teljes önéletrajz esetében érvényes, hogy semmit se ferdíts el. A valótlan állításokat hamar leleplezik az interjún, és még ha jó szándékú is volt a torzítás, bizalmatlanságot szül. Minden, amit leírsz az önéletrajzban, valós kell legyen!

Az azonban egy másik módszer, ha egy kicsit „alakítasz” az életpályádon. Nem hazugságról van szó, csupán azoknak a nem releváns információknak az elrejtéséről, amelyek a betöltendő pozícióhoz nem feltétlenül szükségesek, illetve azoknak az információknak a kiemeléséről, amelyek amúgy nem kerültek volna fontos helyre a CV-ben, de a betölteni kívánt pozíció szempontjából fontosak.

A megfelelő fotó kiválasztása és a helyesírás ellenőrzése az utolsó lépésekhez tartozik, egyik sem hanyagolható el azonban. A fotó lehet mosolygós, de ne legyen személyes tartalma (a kocsmában egy sör mellett készült), lassan azonban a túl komolyaknak is lejárt az ideje. A munkáltató nemcsak a jó munkaerőt, de az embert is akarja látni az alkalmazottjában. A helyesírás ellenőrzése pedig kihagyhatatlan. Tele helyesírási hibával vagy elütéssel a felületesség, sietség, pontatlanság képe alakul ki a jelentkezőről.

Amennyiben nem a SMART CV mellett döntesz, a weboldalon találod az Europass Önéletrajz mintát, kitöltési útmutatót és még több információt.

 

Motivációs levél készítés

buzzwordsA motivációs vagy kísérő levél megírása sok esetben gondot jelent az állásra pályázónak, mivel nincs teljesen tisztában vele, hogy ilyenkor tulajdonképpen mit várnak el a cégek.

Amennyiben külön kérik a motivációs levelet, semmiképpen se hagyd ki. A szokás ugyanakkor ma már az, hogy ha nem is írják a hirdetéshez, hogy önéletrajzot és motivációs levelet kérnek, egyértelműnek veszik, hogy akit igazán érdekel a pozíció az időt szán pályázása okának és céljának bemutatására.

A mi esetünkben ennek az interjún van jelentősége. A SMART kérdőív kitöltése után, ha már megvannak a megfelelő jelöltek, akkor jóváhagyást kérünk tőlük és a munkaadó csak ezután kapja meg az interjúhoz az önéletrajzot és motivációs levelet. A motivációs levél az a dokumentum, amellyel az önéletrajzod kiemelkedhet a puszta adathalmazból és megkülönböztet azon Jelöltektől akik ezt nem tartották fontosnak.

A kísérőlevélbe bele lehet foglalni személyesebb mondanivalót is, hiszen már a fogalmazásból kiderül a munkáltató számára, kivel van dolga. Persze van, aki nem tud tömören érvelve fogalmazni. Nekik szolgáljon segítségként az itt megtalálható motivációs levél mintája. Csupán arra kell figyelni, hogy mindig a megfelelő vállalatra szabva legyen megírva. Az önéletrajznál még el lehet ugyanazt küldeni több pozícióra is, a motivációs levéllel azonban sose kövesd el ezt a hibát. A gyakorlott szemek számára egyből kiderül, ha futószalagról kapták, és ez nem vet jó fényt a jelöltre.

Mit kell tartalmaznia a motivációs levélnek?

Alapjáraton a leglényegesebb adatokat kell újból kihangsúlyozni, illetve olyan plusz információkat, mint például hogy honnan értesültél az álláslehetőségről. A motivációs levél sose legyen több fél oldalnál, mert ez nem kisregény, csupán egy rövid, tömör, lényegre törő, de mégis szabadon megfogalmazott indoklás a munkáltatónak arról, hogy miért Te vagy a legjobb ember a pozícióra.

Három (esetenként négy) részre osztható a motivációs levél, melynek elhatároltsága új bekezdéssel, akár nagyobb helykihagyással is érzékeltethető formailag.

1. Utalás a pozícióra: pontosan melyiket pályázod meg és honnan értesültél a megüresedett állásról (újság esetén a lapszámot is fel kell tüntetni, internetes oldal esetén pedig be lehet másolni a linket, feltéve, ha nincs tele kesze-kusza ábrákkal, akkor csak a honlap neve említendő).

2. Miért pályázol erre a pozícióra: Lehetőleg ne a jelenlegi munkahelyed negatívumait sorold fel itt, mert az visszatetszést kelthet. Amennyiben elégedetlen vagy jelenlegi munkahelyeddel, és ezért szeretnél váltani, csak röviden említsd meg ezt a tényezőt, de pozitív színben feltüntetve, például az „új motivációkat keresek” szófordulattal.

3. Miért vagy alkalmas  erre a pozícióra: Itt világosan és az életrajznál bővebben, de továbbra is tömören ki lehet fejteni, hogy melyek azok a tulajdonságaid, képesítéseid, tapasztalataid, amelyek indokolják választásod. Kezdők esetén itt főleg az érdeklődési kört és a tanulmányokat kell kiemelni. Egyéb, korábbi szakmai tapasztalataidat is felsorolhatod ebben a részben, azonban tartózkodj az öndicsőítéstől, bármennyire is sikeres voltál előző beosztásodban. Inkább számszerűsítsd eredményeidet anélkül, hogy korábbi arányszámokat használva céged bizalmas adatait kiadnád, ami hiteltelenné tenné megbízhatóságodat. Például „15%-kal növeltem az eladásokat az előző évben”, vagy „10%-kal csökkentettem a költségeket”, vagy „5%-kal növekedett piaci részesedésünk munkám következtében”.

4. elérhetőségek: Ennek a résznek az ismertetésétől el szoktak tekinteni, mondván az önéletrajzban úgyis ott van. Tanácsos azonban itt is feltüntetni milyen címen, telefonszámon, stb. érhetnek el. Nem mintha a CV-ben nem lenne ott, de ugye ismétlés a tudás anyja. És ha a CV véletlenül eltűnik, a motivációs levél alapján még mindig könnyen el tudnak érni.

Hasznos tanács, hogy ne az általános Hölgyem/Uram megszólítást alkalmazd levelében. Ha sikerül kiderítened, kinek a kezébe is fog kerülni jelentkezésed, akkor mindenképpen neki címezd. Ellenkező esetben is próbálj valamilyen vezető pozícióban lévő nevet felkutatni, akinek valószínűleg lesz beleszólása a döntésbe. A motivációs levél egyértelműen üzleti stílusú legyen, de nem sablonos. Ugyanakkor érdemes kerülni a közhelyeket, mert ezzel csak azt bizonyítod be, hogy saját értékeidet csupán a mindenki által használt szófordulatokkal tudod megfogalmazni. Amennyiben mégis ilyen általános érvényű dolgokba futsz bele, mindenképp fejtsd ki mellette néhány szóban, milyen eredményeket értél el ezekkel a tulajdonságaiddal.

Gyakori hiba, hogy a jelentkezők a fájl nevét nem változtatják meg, mielőtt elküldenék, a „motlevmintavegleges05.doc” azonban nem túl bizalomgerjesztő. Tehát ne felejtsd el elküldés előtt átnevezni csatolmányaidat, lehetőleg jól érthető, világos nevekre, mentesítve a sorszámozástól és rövidítésektől. Apró dolog, de mindössze néhány kattintás és jobb fényt vet Rád.

Miben tudunk segíteni?

Megvizsgáljuk a Jelöltek szakmai tapasztalatait, projektjeit, korábbi konkrét felelősségeit és részletes professzionális teljesítményét. Vezetői és szolgáltatási területen szerzett tapasztalatunk biztosítja számunkra, hogy a legjobb jelölteket válasszuk ki.

Megelégedésünkre szolgál, hogy ezt a stábot a Smart Staffnak köszönhetjük. Zoltán végig nagyon ő szinte volt velem amikor feltárta a helyzetet. Én mindig elégedett voltam azzal amit korábban kaptam, de ő megtalálta azokat a problémákat amiket érdemes kiküszöbölni és amin érdemes javítani. Tehát ez egy olyan tükörkép volt, amit minden cégvezető megköszön hogy ha kap ilyet. A Smart Staff már csak olyan jelölteket adott nekünk tovább, akikre ők voksoltak. Aztán már sokkal könnyebb volt az én dolgom.

Weiler Péter
CEO, Habostorta Kft.