Önéletrajz és motivációs levél készítés

 Önéletrajz készítés

Professional resume - high contrastA célirányos önéletrajz jelenti a belépőt egy állásinterjúra. Hiába felelne meg a megadott pozícióra, ha ezt az elküldött jelentkezésében nem tudja visszaadni, akkor el se jut odáig, hogy a HR-esek érdemesnek tartsák behívni egy személyes interjúra.

Éppen ezért a jól megírt önéletrajz, mint a SMART CV, az abszolút szükséges, de még nem elégséges feltétele a kiválasztott munkahely megszerzésének. Az elégséges feltétel a jelölt céljainak, képességeinek őszinte tudatosításával és az interjúra való profi felkészülésben realizálódik.

Az önéletrajz mintánk az Europass CV eredmény-centrikusan bővített formulája. Egyrészt könnyebbséget ad a munkavállalóknak is, hiszen nem Excel, hanem Word formátumban kell kidolgozni, ezért a formázás is sokkal könnyebb.

Másrészt, az eddig megszokott sablon szöveget felváltja a konkrét, számszerűsített eredményeket összefoglaló CV.

Tapasztalatunk az, hogy a megbízók azokat a jelentkezőket választják ki, akik nagyon tudatosan pályáznak és valamivel kitűnnek a többi pályázó közül, legyen szó bármelyik iparágról.

Önéletrajz formátumunk a jelölt eddigi karrierjének pontosan meghatározott eredményeire és a pályázó valós képességeire fókuszál, amelyek elengedhetetlenek egy adott pozíció elnyeréséhez.

Tehát a sikeresebb pályázás, a jelöltek és a munkaadók idejének hatékonyabb felhasználása érdekében a Smart Staff javaslata a saját CV mintája, az úgynevezett SMART CV. Célunk ezzel az, hogy a munkáltatók könnyebben meg tudják szűrni az elvárásaiknak leginkább megfelelő alkalmazottat. Tapasztalatunk szerint a munkáltatók elsősorban a jelöltek korábbi munkaadóik számára nyújtott konkrét eredményeire és az eredmények elérése közben megszerzett készségeire kíváncsiak, valamint arra a konkrét tudásra, amit a jelentkező korábbi munkahelyein elsajátított. A munkaadókat nem a munkahelyek egyszerű és általános feladatokkal megtűzdelt felsorolása érdekli, mint ahogyan azt a jelöltek többsége teszi. Szerintünk a nagy munkatapasztalattal jelentkezőknek nem is kell felsorolniuk az összes korábbi munkahelyüket, csupán azokat, amik a megpályázott pozícióhoz elengedhetetlenek, ezért a SMART önéletrajz munkaadók általi áttekintése más CV-khez képest lényegesen leegyszerűsödik.

Nagyon fontosnak tartjuk a USP (Unique Selling Point) belefoglalását a CV-be, ami arra a kérdésre ad választ, hogy a pályázó milyen konkrét képességeket tud munkaadójának nyújtani.

Például X éves tapasztalat egy adott iparágban Y eredménnyel, speciális ismeretek, képességek meghatározása. Azt javasoljuk, hogy a jelöltek számszerűsítve fejtsék ki egyedi erősségeiket:

  • példa I. 5 éves könyvelői tapasztalat, 5 év igazgatói tapasztalat tőzsdei cégnél, felsőfokú francia nyelvtudás
  • példa II. MBA végzettség, 2 éves sales igazgatói tapasztalat 20%-os éves bevétel növekedéssel
  • példa III. Marketing diploma az Oxfordon, 2 éves direkt marketinges tapasztalat digitális ügynökségnél, 15%-os márkaismertség növelés 1 év alatt

Ugyanolyan fontosak továbbá a referenciák, sokan ezeket egyszerűen kihagyják az önéletrajzból, pedig a leendő munkáltatónak az is fontos szempont, hogy az adott jelentkező korábbi munkahelyén milyen feladatokat oldott meg sikeresen és a feladatok megoldása közben milyen benyomást keltett korábbi munkaadóiban. Persze elképzelhető, hogy valaki nem tud eloző munkahelyeiről referenciát szolgáltatni személyes okok miatt, akkor el kell gondolkodnia azon, hogy melyik korábbi ügyfelével épített ki olyan kapcsolatot, aki referenciát adhatna a jelentkezőnek

 

Amit érdemes tudni az önéletrajzokról:

1.Típusát tekintve kétfélét különböztetnek meg szakmai berkekben

  • kronologikus
  • funkcionális

Ezen belül lehet variálni, hogy amerikai stílusú – blokkosított – önéletrajzzal pályázik, vagy a részletesebb, hagyományosabb mintát követi. Érdemes mindig a cég profiljához illőt írni.

Egy kis cég valószínűleg még a hagyományos, „hosszabb lére” engedett CV-hez van szokva, a nagy, multinacionális cégek azonban időhiányban a lényegre törő, csak a legrelevánsabb információkat tartalmazó pályaképeket nézik át. Természetesen ez nem szabály, hasznos tanács azonban, hogy az arany középutat válassza: ne legyen túl szűkszavú, de 2-3 oldalon keresztül is csak akkor részletezze tapasztalatait, ha azokból sok van és mindegyik jelentős értékkel rendelkezik a megpályázott állás szempontjából.

Az Európai Unióba való belépéssel egyre több helyen látják szívesen a Europass önéletrajzokat. Egységesített formája miatt nemcsak itthon, de külföldön is pályázhat vele, ugyanakkor minden releváns információra kitér, ami a munkavállalás szempontjából fontos lehet.

A funkcionális önéletrajzokat sok helyen kétkedve nézik, ezért mi nem javasoljuk. Ami ennek fő előnye, az egyben a hátránya is: a hangsúly nem a kronológián van, ezért a hosszabb munkakihagyásokkal rendelkezők szeretik inkább a képességeiket előtérbe helyezni a folyamatossággal szemben, a gyakorlott személyzetis szemnek ez azonban egyből feltűnik és valószínűleg – ha eljut interjúig – az első kérdések között lesz, hogy mi történt a nem feltüntetett időkben. Éppen ezért csak akkor ajánlott, ha a kihagyott időszak jól indokolható és nem kelti a megbízhatatlanság látszatát.

2. Forma

Az áttekinthetőség, a strukturáltság és pontosság a legfontosabb szabályok, melyeket érdemes betartani. Fontos, hogy miután megírta, nézesse meg külső szemmel. Eléggé átlátható? Egyből szembeötlenek a fontosabb dolgok? Ha a válasz igen, akkor nagy eséllyel a cégvezető vagy személyzetis is ugyanezt fogja gondolni, ráadásul egyből szembeötlik milyen pozícióra jelentkezett és mik az erősségei.

Betűtípusban a Times New Roman, Arial a legelfogadottabbak. Ezek a betűtípusok alapbeállításban is telepítve vannak a számítógépekre. A 12 pontos betűméret a legjobban olvasható, de még nem zavaróan nagy, a másfeles, kettes sorköz pedig kellőképpen szellőssé teszi az írást. Kiemelésként a Félkövér illetve Dőlt beállításokat variálva kellőképpen lehet hangsúlyozni a fontosabb részeket anélkül, hogy a túldíszítettségben elveszne a tartalom.

3. Tartalom

Bár elsőre nevetségesnek tűnhet ez a pont, hisz egyértelmű, hogy olyan dolgokat kell írni, amelyek nagyon fontosak és relevánsak, de nem kell mindent a CV-jébe belefoglalni. Itt vannak azok az apró tippek és trükkök, amiket megfogadva sikeresen pályázhat álmai munkahelyére.

Személyes adatok: születési dátum, lakcím, elérhetőségek, családi állapotot kell itt feltüntetni. A Europass CV-minta kéri az állampolgárságot és a nemet is, ezek azonban csak külföldi jelentkezésnél fontosak, ahol nem egyértelmű a név alapján a nem, vagy az ország alapján az állampolgárság.

Végzettség/Szakmai tapasztalat: Megoszlik a vélemény arról, hogy a végzettséggel vagy szakmai tapasztalattal kell-e kezdeni. Frissen végzetteknek mindenképpen előnyösebb, ha tanulmányaikat sorolják fel először, illetve azon kurzusokat és képzéseket, melyeken részt vettek és csak ezután térnek ki korábbi munkavállalásaikra. Azoknak azonban, akik több éves munkatapasztalattal rendelkeznek, és a megpályázott pozíció szempontjából is relevánsabb, a szakmai tapasztalatukat érdemes kiemelni.

kronologikus önéletrajz esetében a legutolsó munkahely feltüntetésével szokták kezdeni, ahol nem csak a betöltött pozíciót és feladatait, de a céget is ismertetheti. Sok munkahely esetében nem szükséges mindet felsorolni, a legutolsó 5 elegendő, illetve esetleges kezdeti gyakori munkahelyváltásait is feltüntetheti külön, mint kezdeti munkatapasztalatokat.

funkcionális önéletrajz esetében a képességeket hangsúlyozza ki és csak a mellett kerül feltüntetésre a cég, melynél ezeket a képességeket megszerezte. Ezt a fajta önéletrajzot azonban a Smart Staff tanácsadói nem javasolják, pontosan azokért a hátrányokért, amiket fentebb felsoroltunk. Ha nem akarunk kínos kérdések kereszttüzébe kerülni, akkor válasszuk inkább a kronologikus felsorolást. Valószínűleg itt is rá fognak majd kérdezni, hogy miért voltak bizonyos kihagyásaink, vagy miért váltogattuk gyakran a munkahelyünket, de amint már mondtuk, mi az őszinteséget javasoljuk.

Nyelvek: A nyelvtudás ma semmiképpen sem elhanyagolható adat, kitérve arra, hogy mely nyelveket milyen szinten (írásban és beszédben) mennyire ismeri. A Europass CV-minta erre külön értékelő táblázatot biztosít, így elkerülendő, hogy az általunk felsőfokúra értékelt szintről kiderüljön, hogy csak a középfoknak felel meg a valóságban.

Egyéb: Néhol külön egységként kezelik a számítógép felhasználási ismereteket, jogosítványt és egyéb képzettségeket, máshol azonban egy kategórián belül is fel lehet sorolni. Ez is helyzetfüggő: amennyiben tudásunk érdemes a külön kiemelésre, úgy ne habozzon, de ha mindenhova csak egy sort tudna írni, érdemesebb egybe összefoglalni.

Hobbi: Ezt sokan kihagyják az önéletrajzból, pedig nem elhanyagolandó. Az információhalmazból, melyet előzőleg felsorolt, ez emeli ki Önt személlyé. Ugyanakkor az emberek hajlanak arra, hogy a hozzájuk hasonlókat részesítsék előnyben, tehát ha úgy adódik, hogy ugyanazzal tölti a szabadidejét, mint a felső vezető, aki olvassa a jelentkezést, sokkal szimpatikusabbá válik számára.

A teljes önéletrajz esetében érvényes, hogy semmit se ferdítsen el. A valótlan állításokat hamar leleplezik az interjún, és még ha jó szándékú is volt a torzítás, bizalmatlanságot szül. Minden, amit leír az önéletrajzában, valós kell legyen!

Az azonban egy másik módszer, ha egy kicsit „alakít” az életpályáján. Nem hazugságról van szó, csupán azoknak a nem releváns információknak az elrejtéséről, amik a betöltendő pozícióhoz nem feltétlenül szükségesek, illetve azoknak az információknak a kiemeléséről, amik amúgy nem kerültek volna fontos helyre a cv-ben, de a betölteni kívánt pozíció szempontjából fontosak.

A megfelelő fotó kiválasztása és a helyesírás ellenőrzése az utolsó lépésekhez tartozik, egyik sem hanyagolható el azonban. A fotó lehet mosolygós, de ne legyen személyes tartalma (a kocsmában egy sör mellett készült), lassan azonban a túl komolyaknak is lejárt az ideje. A munkáltató nem csak a jó munkaerőt, de az embert is akarja látni az alkalmazottjában. A helyesírás ellenőrzése pedig kihagyhatatlan. Tele helyesírási hibával vagy elütéssel a felületesség, sietség, pontatlanság képe alakul ki a jelentkezőről.

Amennyiben nem a SMART CV mellett dönt, a http://www.europass.hu/ weboldalon találja az Europass Önéletrajz mintát, kitöltési útmutatót és még több információt.

 

Motivációs levél készítés

buzzwordsA motivációs vagy kísérő levél megírása sok esetben gondot jelent az állásra pályázónak, mivel nincs teljesen tisztában vele, hogy ilyenkor tulajdonképpen mit várnak el a cégek. Amennyiben külön kérik a motivációs levelet, semmiképpen se hagyja ki. A szokás ugyanakkor ma már az, hogy ha nem is írják a hirdetéshez, hogy önéletrajzot és motivációs levelet kérnek, egyértelműnek veszik, hogy akit igazán érdekel a pozíció az időt szán pályázása okának és céljának bemutatására.

A mi esetünkben ennek az interjún van jelentősége. A SMART kérdőív kitöltése után, ha már megvannak a megfelelő jelöltek, akkor jóváhagyást kérünk tőlük és a munkaadó csak ezután kapja meg az interjúhoz az önéletrajzát és motivációs levelét. A motivációs levél az a dokumentum, amivel az önéletrajza kiemelkedhet a puszta adathalmazból és megkülönbözteti Önt azon Jelöltektől akik ezt nem tartották fontosnak.

A kísérőlevélbe bele lehet foglalni személyesebb mondanivalót is, hiszen már a fogalmazásból kiderül a munkáltató számára, kivel van dolga. Persze van, aki nem tud tömören érvelve fogalmazni. Nekik szolgáljon segítségként az itt megtalálható motivációs levél mintája. Csupán arra kell figyelni, hogy mindig a megfelelő vállalatra szabva legyen megírva. Az önéletrajznál még el lehet ugyanazt küldeni több pozícióra is, a motivációs levéllel azonban sose kövesse el ezt a hibát. A gyakorlott szemek számára egyből kiderül, ha futószalagról kapták, és ez nem vet jó fényt a jelöltre.

Mit kell tartalmaznia?

Alapjáraton a leglényegesebb adatokat kell újból kihangsúlyozni, illetve olyan plusz információkat, mint például hogy honnan értesült az álláslehetőségről. A kísérőlevél sose legyen több fél oldalnál, mert ez nem kisregény, csupán egy rövid, tömör, lényegre törő, de mégis szabadon megfogalmazott indoklás a munkáltatónak arról, hogy miért Ön a legjobb ember a pozícióra.

Három (esetenként négy) részre osztható a motivációs levél, melynek elhatároltsága új bekezdéssel, akár nagyobb helykihagyással is érzékeltethető formailag.

1. utalás a pozícióra: pontosan melyiket pályázza meg és honnan értesült a megüresedett állásról (újság esetén a lapszámot is fel kell tüntetni, internetes oldal esetén pedig be lehet másolni a linket, feltéve, ha nincs tele kesze-kusza ábrákkal, akkor csak a honlap neve említendő)

2. miért pályázik erre a pozícióra: Lehetőleg ne a jelenlegi munkahelyének negatívumait sorolja fel itt, mert az visszatetszést kelthet. Amennyiben elégedetlen jelenlegi munkahelyével és ezért szeretne váltani, csak röviden említse meg ezt a tényezőt, de pozitív színben feltüntetve, például az „új motivációkat keresek” szófordulattal.

3. miért alkalmas Ön erre a pozícióra: Itt világosan és az életrajznál bővebben, de továbbra is tömören ki lehet fejteni, hogy melyek azok a tulajdonságai, képesítései, tapasztalatai, amelyek indokolják választását. Kezdők esetén itt főleg az érdeklődési kört és a tanulmányokat kell kiemelni. Egyéb, korábbi szakmai tapasztalatait is felsorolhatja ebben a részben, azonban tartózkodjon az öndicsőítéstől, bármennyire is sikeres volt előző beosztásában. Inkább számszerűsítse eredményeit anélkül, hogy korábbi arányszámokat használva cége bizalmas adatait kiadná, ami hiteltelenné tenné megbízhatóságát. Például „15%-al növeltem az eladásokat az előző évben”, vagy „10%-al csökkentettem a költségeket”, vagy „5%-al növekedett piaci részesedésünk munkám következtében”.

4. elérhetőségek: Ennek a résznek az ismertetésétől el szoktak tekinteni, mondván az önéletrajzban úgyis ott van. Tanácsos azonban itt is feltüntetni milyen címen, telefonszámon, stb. érhetik el. Nem mintha a CV-n nem lenne ott, de ugye ismétlés a tudás anyja. És ha a CV véletlenül eltűnik, a motivációs levél alapján még mindig könnyen el tudják Önt érni.

Hasznos tanács, hogy ne az általános Hölgyem/Uram megszólítást alkalmazza levelében. Ha sikerül kiderítenie kinek a kezébe is fog kerülni jelentkezése, akkor mindenképpen neki címezze. Ellenkező esetben is próbáljon valamilyen vezető pozícióban lévő nevet felkutatni, akinek valószínűleg lesz beleszólása a döntésbe. A motivációs levél egyértelműen üzleti stílusú legyen, de nem sablonos. Ugyanakkor érdemes kerülni a közhelyeket, mert ezzel csak azt bizonyítja be, hogy saját értékeit csupán a mindenki által használt szófordulatokkal tudja megfogalmazni. Amennyiben mégis ilyen általános érvényű dolgokba fut bele, mindenképp fejtse ki mellette néhány szóban, milyen eredményeket ért el ezekkel a tulajdonságaival.

Gyakori hiba, hogy a jelentkezők a file nevét nem változtatják meg, mielőtt elküldenék, a „motlevmintavegleges05.doc” azonban nem túl bizalomgerjesztő. Tehát ne felejtse el elküldés előtt átnevezni csatolmányait, lehetőleg jól érthető, világos nevekre, mentesítve a sorszámozástól és rövidítésektől. Apró dolog, de mindössze néhány kattintás és jobb fényt vet a küldőre.

 

vissza a lap tetejére